Promotion des logiciels libres dans l'Oise

Les outils numériques au service des associations

L'idée dans cette page est de présenter les outils numériques utiles à l'activité associative, qui soient économes des ressources de la planète et respectueux des données personnelles, donc à base de logiciels libres, gratuits de préférence. Le recours aux GAFAM et aux data-centers serait exceptionnel, et dans le cas où il n'y aurait pas d'alternative, comme par exemple Facebook pour la publicité de l'activité de l'association.

Plaçons-nous dans le cas d'une association récemment créée, qui n'a pas encore défini son organisation numérique. Voici des propositions de mise en place.

1) D'abord le choix d'un nom de domaine

  • Chez un fournisseur de noms de domaine qui va aussi proposer des services de base tels qu'un site web et des adresses de messagerie. Quelques exemples de fournisseurs :  https://www.ovhcloud.com  ,  https://www.lws.fr ,  https://www.o2switch.fr , https://www.ionos.fr 
  • Prenons comme exemple le nom de domaine club-de-quartier.fr  Ce nom de domaine est mis à disposition par un fournisseur. Ce fournisseur va héberger les services de base : le portail https://club-de-quartier.fr  et les premières adresses de messagerie, dont généralement la plus classique : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. . Ces services sont paramétrables par une interface d’administration simple où on ne fait que cliquer : https://cpanel.club-de-quartier.fr . On peut installer des logiciels et créer des adresses de messagerie propres à l'association, de type Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.
  • Concernant la messagerie, si on doit consulter plusieurs comptes mail dans son activité, une suggestion : le logiciel Thunderbird, qui permet aussi de synchroniser Contacts et Agendas  (voir plus loin). 

2) Faire connaître l'action de l'association

   2a) le site internet ou portail

  • 1er cas : certains hébergeurs proposent une solution "clé en main" où l'association ne fait qu'apporter des informations à mettre dans le site, ce qui a l'avantage qu'on n'est pas confronté à la technique, mais qui a l'inconvénient d'être dépendant car il ne sera pas possible de transférer le site ailleurs si l'association souhaite changer d'hébergeur. Exemples de tels sites : exemple1, exemple2, exemple3. Une suggestion quand même : https://wordpress.com 
  • 2ème cas : en gardant la main sur ses données, donc en choisissant un logiciel et en l'installant sur l'hébergement via le panneau d'administration. Puis on paramètre la présentation, l'organisation, puis on alimente en informations. C'est plus long mais on garde la main. Exemples : paheko https://club-de-quartier.fr (réalisé) ou https://wordpress.club-de-quartier.fr (à construire) ou https://joomla.club-de-quartier.fr (à construire). Quelques exemples de réalisation :  exemple1, exemple2, exemple3  Tous ces exemples sont transférables si les associations concernées veulent changer d'hébergeur. 

   2b) Réseaux sociaux

  • Pas d'alternative à Facebook
  • Pour twitter, préférer BlueSky (https://bsky.app)     

   2c)  Une newsletter ou liste de diffusion, par exemple pour donner le programme mensuel de l'association

  • par des services dédiés tels que https://www.canva.com/fr_fr/creer/newsletters/ ou https://www.brevo.com/ etc. Ces outils sont certainement confortables. En contrepartie, ils doivent utiliser les données personnelles, et il faut investir dans une nouvelle plateforme, cad créer un compte avec adresse mail et mot de passe, etc. En outre, l'outil cherche à ce que l'association fasse tout dans cet outil-là.
  • ou par un logiciel intégré à votre portail, exemples Mailpoet pour Wordpress ou Icymailing pour Joomla. On est toujours dans son propre environnement.

3) Communiquer par écrit au sein de l'association

  • Échanger par la messagerie classique via une ou plusieurs mailing-listes : chaque message adressé à la liste est distribué à tout le monde et tout le monde peut répondre à tout le monde au sein d'une liste. L’hébergeur propose d'en créer, exemples : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser., Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser., Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.  Autre possibilité : https://framagroupes.org
  • Si les échanges sont nourris et envahissent les boites aux lettres, pourquoi pas la messagerie instantanée
    • https://framateam.org (logiciel Mattermost) avec partage de fichiers, images, vidéos. Possibilité de passer des appels audio ou vidéo entre membres, et même de démarrer une visio-conférence.
    • https://framatalk.org  cet outil propose des conversations, qui peuvent être converties en visio-conférence.
    • Messagerie instantanée basée sur un numéro de téléphone, comme par exemple Signal, entre autres. Avec synchronisation sur PC.  

4) Se réunir en visio-conférence :   https://framatalk.org ou https://meet.jit.si 

5) Faire un sondage : https://framadate.org  Exemple d'un sondage pour la date du prochain CA : lien administrateur du sondage, lien participant 

6) Créer un formulaire en ligne : https://framaforms.org Exemples d'un formulaire pour un retour d'expérience , une consultation.  

7) Collaborer par écrit sur des documents (travail collaboratif, travailler à plusieurs en même temps et en ligne) :

8) Partager des données, des agendas ou des contacts : https://framagenda.org Partage de fichiers sur le mode "Dropbox". Synchronisation sur PC et smartphone. Autre exemple fourni par un hébergeur : https://s09.swdrive.fr 

9) Créer des flyers et des supports graphiques  : https://www.canva.com, les logiciels Gimp, Inkscape, LibreOffice Draw

10) Montage vidéo : https://openshot.org

11) Gestion des adhérents et comptabilité d'une association 

  1. Saisie des premières informations : nom de l'association, nom et prénom de l'administrateur, son adresse mail et un mot de passe
  2. Déclaration des informations principales de l'association (adresse, mail, téléphone)
  3. Activation du site web
  4. Enregistrement manuel d'un adhérent
  5. Import d'une liste d'adhérent (téléchargement de la liste et conversion de cette liste en format CSV avec un tableur), puis choix des colonnes à enregistrer
  6. Modification de l'affichage des colonnes contenant les informations sur les adhérents
  7. Droit des adhérents à modifier les informations les concernant et paramétrage des accès. Déclaration d'un mot de passe en faisant "1ère connexion".
  8. Création des catégories CA et Bureau, et de leurs membres
  9. Message collectif
  10. Création d'un exercice comptable, de l'activité "Adhésion" et des tarifs "Cotisation ordinaire" et "Cotisation réduite"
  11. Enregistrement d'une cotisation, rappels de cotisation
  12. Enregistrement d'une dépense
  13. Observation du Compte de Résultat et du Bilan
  14. Sauvegardes

12) Aperçu des nombreux modules complémentaires ou nombreuses extensions de Paheko 

  • Site web
  • Suivi du temps
    • Permet d'enregistrer le temps passé par des bénévoles ou salarié⋅e⋅s sur une tâche et de valoriser ce temps dans la comptabilité.
  • Réservations
    • Permet aux membres et visiteurs de s'inscrire à des événements et créneaux
  • Caisse
    • Gestion de caisse informatisée. Comme une caisse enregistreuse, mais sur ordinateur :-)
    • Pour gérer par exemple une caisse dans un atelier vélo, une ressourcerie, ou une épicerie solidaire.
  • Carte de membre
    • Impression de carte de membre, à l'unité, par planche de plusieurs membres, ou export en PDF.
  • Reçus fiscaux
    • Permet de générer des reçus fiscaux. Conforme aux exigences fiscales de 2022.
  • Gestion des matériels
    • Permet de gérer un inventaire de matériels, ainsi que de suivre les prêts.
  • Gestion des vélos
    • Gestion de stock de vélos pour atelier de réparation
  • Horaires d'ouverture
    • Permet d'afficher sur la page d'accueil les jours et horaires d'ouverture
  • Modèles d'écritures
    • Pour créer des modèles d'écritures comptables, qui permettront ensuite de créer des écritures rapidement.
  • Notes de frais
    • Permet aux membres de créer des notes de frais, et ensuite aux personnes gérant la comptabilité de les valider et transformer en écritures comptables.
  • Notifications
    • Permet d'envoyer une notification par e-mail après certaines actions
  • Outils comptables avancés
    • Affectation automatique de comptes à un fichier d'import simplifié.
    • Transformation d'imports PayPal, SumUp et Crédit Mutuel.
  • Reçu de don
    • Reçu de don simple, sans valeur fiscale
  • Reçu de paiement
    • Reçu de paiement simple pour les écritures liées à des membres, et créditant un compte de produit, ou de tiers. Le reçu sera accessible sous chaque écriture comptable, et dans la page 'Mes activités' de chaque membre.
  • Répartition géographique des membres
    • Permet de connaître la répartition géographique des membres, par distance par rapport à une adresse, et sur une carte. (Uniquement pour les adresses en France.)
  • Saisie au poids
    • Pour enregistrer rapidement le poids des dons reçus, ventes effectuées, etc. Fournit également des statistiques par période.
    • Utile notamment pour les ressourceries et les ateliers vélos en convention avec Ecologic.
  • Statistiques web
    • Enregistre et visualise des statistiques sur la fréquentation du site web public
  • Bordereau de remise en banque
    • Permet d'imprimer un bordereau de remise en banque à partir d'une écriture de dépôt.
  • Agenda et contacts
    • Agenda et carnet d'adresses simples, pour chaque membre

13) Supports de présentation : https://padlet.com (exemple1), LibreOffice Présentation, LibreOffice Draw, Inkscape 

14) Gestion des mots de passe. Propositions : https://keepassxc.org   https://bitwarden.com 

15) Auto-hébergement de Nextcloud pour l'avoir en entier, se reporter à la page https://www.oisux.org/index.php/les-supports/documentation/prise-en-main-de-nextcloud 

 

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