Promotion des logiciels libres dans l'Oise

1 - Gestion des adhérents et comptabilité d'une association avec Paheko

Présentation du logiciel :  https://paheko.cloud

Paheko (mot de la langue Māori qui signifie « coopérer », illustrant le but du logiciel : améliorer ensemble le quotidien de la gestion d'une association) est un logiciel de gestion associative.
Il est l'outil de prédilection pour gérer une association, un club sportif, une ONG, etc.
Il est conçu pour répondre aux besoins d'une structure de petite à moyenne taille : gestion des adhérents, comptabilité, site web, prise de notes en réunion, archivage et partage des documents de fonctionnement de l'association, discussion entre adhérents.

Séances des 25 et 29 janvier. Déroulé prévu pour chaque séance :

Possibilité d'un essai gratuit : https://paheko.cloud/essai/  pour lequel il faut renseigner :  le nom de l'association, un couple Nom & Prénom et une adresse mail (ce sera le premier compte, le compte principal, qui permettra de gérer le logiciel).

Exemple utilisé pendant les séances : https://demopaheko.bvs2l.info   installé chez un hébergeur internet.

On se place dans le cas où l'association utilise le logiciel à la fois pour la gestion des adhérents ET pour la compta. (Il est possible de n'utiliser que l'un ou l'autre.)

A) Fonctionnalités de base et premières manipulations

1) Ajout d'un nouveau membre (par défaut dans la catégorie "membre actif"). Cliquer sur "Ajouter".

2) Importation d'une liste de membres, existant déjà dans un tableau. Ce tableau doit être dans un format CSV. Téléchargement du tableau. Si le fichier s'ouvre, le fermer en cliquant sur la croix, puis télécharger.

3) Sélection des informations à importer depuis la liste des adhérents. Importer.

4) Déclaration d'une cotisation, obligatoire ou pas, dans la rubrique [Membres/Activités & cotisations]. La cotisation est considérée comme une activité, qui fera l'objet ou non d'un paiement. Nommons cette activité "Cotisation".

5) Établissement du tarif de la cotisation (ou des tarifs de la cotisation). A ce stade, il faut que la Compta existe car le but est que les cotisations soient prises en compte dans la compta. Donc on va créer un premier exercice comptable, en déclarant dans un premier temps un Compte Courant et/ou un Compte Épargne.

6) Retour sur la cotisation dans la rubrique [Membres/Activités & cotisations] avec l'établissement du tarif de la cotisation, ou des tarifs de cotisation, par exemple un tarif de base et un tarif réduit. Pour déclarer un tarif, il faut cliquer sur le nom de l'activité, dans la rubrique Activités.

7) Ajout d'une activité, par exemple une sortie à un spectacle. Déclaration de son tarif.

8) Saisie des premières cotisations ou des premières consommations d'activité, selon le tarif, en chèque ou en espèces.

9) Exemples de saisies de dépenses : assurance, papèterie, etc. Et de recettes : dons, subventions, etc.

10) Aperçu du Compte de résultat et du Bilan.

11) Convocation à l'Assemblée Générale (N.B. : l'envoi de mail n'est pas possible dans le cas d'un essai gratuit sur https://paheko.cloud).

12) Enregistrement du mot de passe d'un adhérent. Ou "première connexion" : enregistrement du mot de passe par l'adhérent.

13) Choix des informations personnelles de l'adhérent qui pourront être modifiées par lui-même.

14) Création de nouvelles catégories de membres avec des droits de gestion : Membres du Bureau, Membres du CA, Trésorier. Avec par exemple les droits suivants :

  • Les membres du CA peuvent ajouter ou modifier des membres mais ne peuvent pas en supprimer ni modifier la structure. En lecture seulement pour la Compta.
  • Les membres du Bureau : comme les membres du CA, mais peuvent en plus saisir des écritures dans la compta mais sans changer son organisation.
  • Le Trésorier peut administrer entièrement la Compta mais pas modifier la configuration du logiciel.
  • L’administrateur, cad le premier compte qui a été déclaré à l'installation du logiciel, a tous les droits, y compris celui de modifier la configuration du logiciel.

15) Édition des paramètres de présentation de l'association : nom, adresse postale, adresse mail et logo.

16) Gestion des rappels automatiques

17) Extensions : PDF, cartes de membres, suivi du temps, fiches de frais

B) Autres fonctionnalités

1) Enregistrement d'une dépense ou d'une recette et choix d'un compte par défaut ou du plan comptable. Intégration d'un compte dans la liste des favoris.

2) Modification des champs de la fiche des membres, par donner la possibilité aux membres de mettre une photo.

3) Rattachement de membres à un autre membre

4) Homonymes

5) Recherches avancées

6) D'un Paheko à l'autre

C) Fonctionnalités avancées. Extraits de l'aide sur le site de Paheko (https://paheko.cloud/aide)

1) Gestion des membres

2) Activités et cotisations

3) Comptabilité

4) Documents

5) Site web

6) Configuration

7) Extensions

8) Utilisation avancée